Behandling av personuppgifter

Dina personuppgifter skyddas av dataskyddsförordningen, också kallad GDPR. När du kommer i kontakt med Lindesbergs kommun eller Samhällsbyggnad Bergslagen vill vi att du ska veta hur och varför vi behandlar dina uppgifter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som går att knyta till dig som person och som på något sätt kan användas för att identifiera dig. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, bilder, dataloggar och telefonloggar.

Behandling av person­uppgifter

Vi samlar in och lagrar information när du t.ex. skickar in en ansökan till oss. I samband med att du gör din ansökan framgår det hur vi kommer att använda dina personuppgifter.

Genomgående använder vi begreppet behandling. Det omfattar alla olika åtgärder som involverar personuppgifter:

  • insamling
  • hantering
  • lagring
  • delning
  • tillgång
  • användning
  • överföring
  • radering.

Behandling av känsliga person­uppgifter

Ibland behandlar kommunens verksamheter känsliga personuppgifter. Uppgifterna behandlas för att ärenden ska kunna handläggas. Känsliga personuppgifter har ett starkare skydd och måste därför skyddas mer än andra uppgifter.

Känsliga personuppgifter är uppgifter om

  • etniskt ursprung
  • politiska åsikter
  • religiös eller filosofisk övertygelse
  • medlemskap i en fackförening
  • hälsa
  • en persons sexualliv eller sexuella läggning
  • genetiska uppgifter
  • biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.

E-post och sociala medier

Tänk på att inte skicka känsliga information till oss via e-post eller sociala medier eftersom det inte är ett säkert sätt att överföra information på.

Tänk även på att inte skicka till exempel personnummer, information om personliga förhållanden och sekretessbelagd information via e-post.

Personuppgiftsansvarig

Varje nämnd är personuppgiftsansvarig för sitt ansvarsområde. Om du har frågor eller synpunkter kring hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta kommunen.

Vad händer med dina uppgifter

När du kontaktar oss kan dina personuppgifter komma att registreras i ett register. De registrerade uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna behandla ditt ärende.

Vi sparar dina personuppgifter så länge vi har behov av att handlägga ditt ärende. Lagstiftning kan också påverka hur länge vi sparar dina uppgifter.

Om du har skyddade personuppgifter

Skyddade personuppgifter blir inte sekretessmarkerade i våra e-tjänster och formulär. Om du har skyddad identitet ska du därför inte använda dem. Kontakta i stället Lindesbergs kommun, 0581-810 00, för att få hjälp med ditt ärende.

De som kan ta del av dina uppgifter

Offentlighetsprincipen

Personuppgifter i allmänna handlingar hos oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till den som begär det.

Meddelanden som skickas till oss blir som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan person­uppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har vi ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Medarbetare och politiker

De medarbetare som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan även komma att delas med leverantörer av olika datasystem, så kallade personuppgiftsbiträden, som kommunen använder för att behandla ditt ärende.

Om personuppgiftsbiträden överför dina uppgifter till ett land utanför EU, är de skyldiga att se till att dina uppgifter skyddas på samma sätt som inom EU.

Andra myndigheter

Beroende på typen av ärende, kan de personuppgifter kommunen behandlar om dig komma att delas med andra verksamheter inom kommunen, eller med andra myndigheter som exempelvis Skatteverket, SCB och Försäkringskassan.

Så länge sparas dina uppgifter

Som grundprincip sparar kommunen dina personuppgifter bara så länge ditt ärende hanteras. Sedan tas uppgifterna bort.

En kommun styrs ibland av annan lagstiftning som påverkar hur länge uppgifter måste sparas, som till exempel:

  • Tryckfrihetsförordningen
  • Offentlighets- och sekretesslagstiftninge
  • Arkivlagen.

Det innebär att personuppgifter i vissa fall inte får raderas och kan behöva sparas för all framtid.

För att vi ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för det i informationshanterings­planer och gallringsbeslut.

Rättsliga grunder för behandling av person­uppgifter

Det finns sex rättsliga grunder för behandling av personuppgifter. De vanligaste grunderna för oss som kommun är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt rättslig förpliktelse. I vissa fall förekommer även samtycke.

Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse

Vi måste behandla personuppgifter för att kunna utföra myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Det kan gälla en ansökan om bygglov, barnomsorgsplats eller föreningsbidrag, eller att du ställer en fråga som du vill få svar på.

Rättslig förpliktelse

Det finns lagar eller regler som gör att vi måste behandla vissa personuppgifter i vår verksamhet.

Samtycke

Du har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen genom att ge ditt samtycke. När det krävs samtycke lämnar du det vid varje enskild tjänst där det är aktuellt. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten i behandlingen som utförts innan du återkallade samtycket.

Dina rättigheter enligt GDPR

Du har flera rättigheter när vi hanterar dina personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta kommunen eller vårt dataskyddsombud.

Du har rätt att få information om, och ta del av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Det kallas registerutdrag. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål kommer du få meddelanden om det.

Beställ registerutdrag via vår e-tjänsteportal Länk till annan webbplats.

När vi behandlar personuppgifter inom ramen för myndighetsutövning eller för att kunna utföra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller personuppgifterna framgår av en allmän handling har vi ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

I vissa fall har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Exempel på när du har rätt att kräva begränsning:

  • Om du anser att uppgifter om dig är felaktiga och du har begärt rättelse av dina uppgifter.
  • Om du har invänt mot en viss behandling.

Medan frågan utreds kan du också begära att behandlingen av de aktuella personuppgifterna begränsas.

Om vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut dina personuppgifter för att använda dem på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Det här gäller alla rättigheter

När du utövar någon av dina rättigheter måste vi försäkra oss om att vi är i kontakt med rätt person. Du kan därför behöva identifiera dig innan vi kan ta ställning till din begäran.

Om du inte vill identifiera dig kan det innebära att du får avslag på din begäran.

Vi ska hantera din begäran så snabbt som möjligt, men senast en månad efter att den kommit in.

Om det behövs kan tidsfristen förlängas med två månader. Då har du rätt att få information om förlängningen och orsaken till föreseningen senast en månad efter att vi fått in din begäran.

Händelser som kan motivera en förlängning är till exempel om det är en komplicerad begäran eller om vi har fått in många begäranden samtidigt.

Om du inte är nöjd med ett beslut som vi har tagit gällande dina rättigheter så kan du överklaga beslutet.

Automatiserat beslut eller profilering

När beslut fattas automatiskt måste vi:

  • Tala om för dig att beslutet är automatiserat.
  • Ge dig rätt att få beslutet granskat av en riktig person.
  • Ge dig möjlighet att bestrida beslutet.

Du har rätt att inte vara föremål för ett beslut som enbart grundar sig på ett helt automatiserat beslut eller profilering om det har rättsliga följder eller väsentligen påverkar dig.

Ett automatiserat beslut kan vara tillåtet om det är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal med dig eller om du gett ditt uttryckliga samtycke. Det kan även vara tillåtet enligt lag.

Dataskyddsombud

Varje nämnd eller styrelse ska utse ett dataskyddsombud. Det kan vara samma person för flera nämnder och styrelser.

Dataskyddsombudet ska blanda annat:

  • Kontrollera att organisationen följer bestämmelser.
  • Kontrollera att organisationen förljer interna styrdokument.
  • Vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen.

Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Ansvaret att följa dataskyddsförordningen ligger hos personuppgiftsansvarig nämnd, styrelse eller personuppgiftsbiträdet.

Vi har utsett ett gemensamt dataskyddsombud för samtliga nämnder och styrelser.

Klagomål

Om du har några frågor eller klagomål som rör vår behandling av dina personuppgifter får du gärna kontakta oss.

Du har även möjlighet lämna klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet.

Lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Kontakt

Kontakta dataskyddsombud

Nathalie Holvik

dataskyddsombud@sb-bergslagen.se

0581-830 64

Kontakta kommunen

Lindesbergs kommun

kommun@lindesberg.se

Stentäppsgatan 5, Lindesberg

0581-810 00

Vill du veta mer?

Du hittar mer utförlig information om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Dataskyddsförordningen GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Anställda, uppdragstagare och förtroendevalda

Information till anställda och uppdragstagare Pdf, 131.4 kB.

Information till förtroendevalda Pdf, 134.4 kB.

Senast uppdaterad