Information till anställda och uppdragstagare

När du är anställd eller uppdragstagare i Lindesbergs kommun behandlar vi de personuppgifter om dig som behövs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare och för att du ska kunna utföra ditt uppdrag.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig digitalt. Till exempel för att du ska kunna få lön, delta i utbildningar, få tillgång till de arbetsverktyg du behöver.

Personer med anonymitetsskydd hanteras enligt särskilt fastställd rutin.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför (ändamål)?

Hantera rekrytering (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Skapa annonser med uppgift om verksamhetens kontaktperson
  • Hantera intresseanmälningar och ansökningar till utlysta tjänster
  • Genomföra urvalstester inför rekrytering i förekommande fall
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Personnummer
    • Kontaktuppgifter
    • Bild
      • Laglig grund
      • Allmänt intresse och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna rekrytera personal till kommunens verksamheter samt pröva tillsättningen av en tjänst.

Hantera allmän personaladministration (inkluderar även uppdragstagare) som inte omfattas av annan särskilt angiven personuppgiftsbehandling
inom personalområdet. (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Hantera utbetalning av lön och andra ersättningar samt avdrag för skatt
  • Hantera schema, flextid, ledigheter och annan frånvaro Hantera förmåner och bruttolöneavdrag
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Personnummer
    • Kontaktuppgifter
    • Kollektivavtalsområdestillhörighet
      • Laglig grund
      • Avtal och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtalet, kollektivavtal och arbetsrättslig lagstiftning.

Kunna kontakta anhörig/närstående till anställd vid akut händelse (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Hantera uppgift om
    anhörig/närstående
    att kontakta vid akut
    händelse som
    drabbar en anställd
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Kontaktuppgifter
      • Laglig grund
      • Intresseavvägning. Denna behandling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd.

Bedriva personalsocial verksamhet (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Hantera deltagande vid olika aktiviteter riktade till anställda
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Kontaktuppgifter
    • Arbetsplats
      • Laglig grund
      • Intresseavvägning. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna genomföra aktiviteter som syftar till att främja anställdas välbefinnande.

Hantera arbetsmiljö- och rehabiliteringsarbete (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Upprätta plan för återgång i arbete
  • Kontakt med företagshälsovård
  • Hantera anmälan om arbetsskada och tillbud
  • Hantera omplaceringsutredningar
  • Hantera utredningar som syftar till att uppnå en god arbetsmiljö
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Personnummer
    • Kontaktuppgifter
    • Hälsotillstånd
    • Sjukfrånvaro
    • Facklig kontakt (vid rehabilitering)
      • Laglig grund
      • Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna uppfylla våra skyldigheter kopplade till det rättsliga regelverket inom arbetsmiljö och rehabilitering.

Handlägga arbetsrättsliga och avtalsenliga ärenden (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Genomföra förhandling med fackliga organisationer
  • Handlägga tvister inför domstol
  • Meddela besked om upphörande av tidsbegränsad anställning
  • Meddela varsel om upphörande av tidsbegränsad anställning till facklig
    organisation
  • Hantera företrädesrätt till återanställning
  • Hantera övertalighet och uppsägning
  • Hantera disciplinpåföljd
  • Genomföra löneöversyn
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Personnummer
    • Kontaktuppgifter
    • Facklig tillhörighet
    • Befattning
      • Laglig grund
      • Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket samt för att kunna handlägga ärenden i fall av tvist.

Administrera facklig samverkan (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Bedriva facklig samverkan i
    central och lokal
    samverkansgrupp
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Kontaktuppgifter
    • Facklig tillhörighet
      • Laglig grund
      • Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket.

Administrera pensionsärenden (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Hantera tjänstepensionsförmåner
  • Hantera bruttolöneavdrag för pension
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Personnummer
    • Kontaktuppgifter
    • Kollektivavtalstillhörighet
    • Anställningshistorik
      • Laglig grund
      • Rättslig förpliktelse och avtal. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och individuella avtal om pensionsförmåner.

Administrera kurser och konferenser (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Skicka inbjudan till kurser och konferenser
  • Ta emot anmälningar
  • Administrera kurs‐ och deltagaravgifter
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Kontaktuppgifter
    • Arbetsplats
      • Laglig grund
      • Intresseavvägning eller samtycke. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att kunna hantera deltagande i kurser vi anordnar. Samtycke kan krävas vid ex. kost eller annan hälsorelaterad information.

Marknadsföra och informera (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Marknadsföra och informera om kommunens verksamhet med text och bild på kommunens webbplats, på kommunens intranät, i sociala medier, på mässor och liknande, i pressmeddelanden och i nyhetsbrev.
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Kontaktuppgifter
    • Bilder
    • Titel
      • Laglig grund
      • Allmänt intresse eller samtycke. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att vi ska kunna informera om kommunens verksamhet.

Hantera behörigheter till system (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Tilldela och hantera behörigheter till system
  • Spåra användaraktiviteter i system
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Användar‐id
    • Kontaktuppgifter
      • Laglig grund
      • Avtal och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig behörighet till de system du behöver i ditt arbete.

Tillhandahålla och upprätthålla IT‐stöd och arbetsverktyg (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Hantera abonnemang och licenser till IT‐tjänster
  • Hantera tillhandahållande av och support av telefon, surfplatta, dator
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Användar‐id
    • Kontaktuppgifter
      • Laglig grund
      • Avtal och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina
        personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig tillgång till IT‐tjänster och verktyg som du behöver i ditt arbete.

Hantera personuppgifts‐ och IT‐incidenter. Med IT‐incidenter menas alla informations- och säkerhetsincidenter där IT‐system är inblandade. (ändamål)

  • Exempel på behandlingar som utförs
  • Spåra, logga och kontrollera aktiviteter i IT‐system
  • Anmäla incident till tillsynsmyndighet
    • Kategorier av personuppgifter
    • Namn
    • Användar‐id
    • Enhetsnamn (Servernamn, datornamn mm.)
    • Kontaktuppgifter
      • Laglig grund
      • Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt dataskyddsförordningen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska
regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs och i vissa fall den tid som framgår av svensk rätt.

Vad gäller om du samtyckt till att vi behandlar dina uppgifter?

Om den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är samtycke (vilket inte är vanligt som anställd) har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta den verksamhet där du lämnat ditt samtycke. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av publiceringen eller behandlingen innan samtycket återkallades.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in
personuppgifter från någon annan exempelvis uppgifter från folkbokföringsregistret eller loggar från ett system från ett personuppgiftsbiträde.

Till vilka andra lämnar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dom. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Vi har
personuppgiftsbiträden som hjälper t.ex. hjälper oss med:

  • Betalningar (fakturahantering, banker och betaltjänstleverantörer).
  • Marknadsföring och information (reklambyråer, mediebyråer, utskrift och
    sociala medier.
  • IT‐tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll
    av våra IT‐lösningar).
  • Transporter (resebyrå, tåg‐ och bussbolag för persontransporter).
  • Personal (personalsystem, pension, hantering av ansökningar).

Överföring till tredje land

Överföring till tredje land betyder att uppgifter lämnas till länder utanför EU och EESländerna Norge, Island och Liechtenstein. Om vi överför dina personuppgifter till tredje land så informerar vi dig.

Vilka rättigheter har du som enskild?

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall kan du ha rätt att få dina uppgifter flyttade.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Den nämnd eller det bolag där du är anställd är personuppgiftsansvarig för de uppgifter de har om dig till följd av anställningen.

Vem är dataskyddsombud?

Kommunens nämnder och bolag har en gemensam organisation för dataskyddsombud och funktionen finns på kommunkansliet. Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud via e‐post dataskydd@lindesberg.se.

Har du synpunkter på vår hantering?

Tycker du att vår personuppgiftsbehandling är felaktig och vill klaga på den kan du
vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet på området. På
www.datainspektionen.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. kan du läsa mer och hitta mer information om dina
rättigheter.